Zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Proč Vám sdělujeme tyto informace?

Ochrana Vašich osobních údajů je důležitá. V tomto dokumentu se dozvíte, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, na základě jakého právního titulu a pro jaký účel, komu osobní údaje předáváme a jak je při uložení chráníme.

Je naší zodpovědností zpracovávat a chránit Vaše osobní údaje v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (tzv. General Data Protection Regulation, dále užívána pouze zkratka „GDPR“).

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Základní škola, Strachotice, okres Znojmo, příspěvková organizace se sídlem Strachotice 71, 671 29

IČ 71000917, tel.: 515235529 e-mail: zsstrachotice@gmail.com

Kdo je pověřencem pro ochranu osobních údajů?

Mgr. Jana Antošová, Leska Horní 19, 669 02, Znojmo, ibeqsro@gmail.com, tel. 605 407 031.

Pověřenec je osoba, která dohlíží u správce na soulad zpracování Vašich osobních údajů dle příslušných právních předpisů. Pro Vás je osoba pověřence jakýmsi „ombudsmanem“ pro oblast zpracování Vašich osobních údajů. Můžete se na něj obracet se stížnostmi, dotazy na správný postup školy, žádostmi o vysvětlení Vašich práv v souvislosti se zpracováním a ochranou osobních údajů školou.

Jaké jsou účely a právní tituly zpracování Vašich osobních údajů?

V největší míře zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem výkonu agend, jež škole ukládá příslušná právní úprava. A dále za účelem poskytování služeb souvisejících s činností školy (družina).

Některé údaje zpracováváme ve veřejném zájmu za účelem osvěty a publicity o dění ve škole motivující k rodičovské a občanské sounáležitosti (např. informování o akcích vč. uveřejňování fotografií, o významných událostech školy apod.)

Bližší podrobnosti k účelům a titulům zpracování se dozvíte zde:

Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce

  • správní řízení o přijetí žáka ke vzdělávání
  • doklady o zdravotní způsobilosti žáka
  • sdělení pokynů k ošetření nezletilé osoby dle zák. č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách
  • odklad povinné školní docházky
  • sdělení o vzdělávání žáka v cizině
  • evidence ve školní matrice
  • žádost o přijetí do školy – přestup
  • zpráva školského poradenského zařízení
  • zpracování agendy v rámci sociálně právní ochrany dětí
  • vedení třídní knihy, evidence docházky
  • uvolnění žáka z vyučování, omluvení nepřítomnosti
  • seznámení se školním řádem a školním vzdělávacím programem
  • žádost o individuální vzdělávání, rozhodnutí o ukončení individuálního vzdělávání
  • vedení třídního výkazu
  • klasifikační list žáka
  • zápisy z pedagogických a školských rad
  • evidence úrazů v knize úrazů
  • záznamy o krádežích, šikaně, poškození majetku apod.
  • vedení matriky školní družiny
  • zpracování přehledu výchovně-vzdělávací péče
  • realizace výběrových řízení (pedagog.) za účelem obsazení pracovních míst
  • zpracování personálních údajů v rámci předpracovních vztahů
  • vstupní a preventivní zdravotní prohlídky zaměstnanců
  • zpracování platů, odvodů a daní zaměstnanců
  • vedení osobního spisů zaměstnanců
  • evidence docházky zaměstnanců
  • školení a další vzdělávání zaměstnanců, BOZP a požární bezpečnost zaměstnanců
  • zpracování účetnictví
  • evidence příchozí a odchozí pošty
  • vyřizování žádostí osob o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím
  • vyřizování podnětů, stížností apod.

Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy

  • organizace školní družiny
  • uzavírání pracovních smluv a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr
  • vyřizování žádostí o zaměstnání
  • dodavatelsko - odběratelské vztahy a smlouvy

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany

  • zpracování pomocných seznamů při organizaci školních akcí, exkurzí a výletů – oprávněný zájem na zajištění bezpečnosti a ochrany dětí/žáků, v případech ubytování splnění zákonné povinnosti správce (zápis do evidence ubytovaných)
  • použití osobních údajů zákonných zástupců žáků pro zajištění pojištění a hromadné přepravy (jméno, příjmení, bydliště, datum narození a zdravotní poj.) při pořádání společných akcí rodičů s dětmi – oprávněný zájem na zajištění hromadné dopravy a pojištění v rámci efektivní přípravy a organizace společných akcí
  • komunikace prostřednictvím e-mailů – oprávněný zájem na efektivní a rychlé komunikaci
  • zmocnění k vyzvedávání ze školy – oprávněný zájem na zajištění bezpečnosti a ochrany dětí
  • zpracování údaje o národnosti – oprávněný zájem na porozumění při komunikaci učitele s žákem
  • zpracování údajů o omezeních a rodinné situaci žáka (např. astma, levák, brýle, s kým dítě bydlí apod.) – oprávněný zájem správce spočívá v zajištění co nejkvalitnější péče a vzdělání žáka ve škole, usnadnění nástupu do školy, přizpůsobení komunikace a programu individuálním požadavkům dítěte apod.
  • zpracování údajů o rozvodu zákonných zástupců – oprávněný zájem na zajištění právní ochrany dítěte, způsob komunikace u rozvedených rodičů apod.
  • zpracování údajů o zdravotní pojišťovně žáka – oprávněný zájem na rychlém vyřízení administrativy při úrazech.  

Zpracování na základě souhlasu subjektu údajů

  • zveřejňování osobních údajů v rámci prezentace školy (s ohledem na přiměřenost zpracování, dle relevantnosti např. webové stránky, nástěnka školy, propagační materiály, kalendáře, CD apod.)
  • vedení školní kroniky
  • účast žáků v různých soutěžích a výstavách a uveřejňování výsledků
  • zpracování osobních údajů v rámci administrace poskytnuté dotace (je-li relevantní)
  • testování na výskyt omamných psychotropních látek, tabákových výrobků nebo alkoholu (je-li relevantní)
  • zasílání nabídek a informací o akcích připravovaných školou na kontaktní e-mail zákonných zástupců, zveřejňování e-mailů zákonných zástupců při hromadné
  • e-mailové komunikaci školy s rodiči (je-li relevantní)
  • evidence školního sběru.

Je-li zpracování založeno na splnění smlouvy, resp. splnění právní povinnosti, pak je poskytnutí Vašich osobních údajů požadováno pro uzavření nebo plnění smlouvy, resp. pro dodržení právní povinnosti, a takové osobní údaje jste povinen poskytnout.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.

Zpracovává škola zvláštní (citlivé) osobní údaje?

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů dětí, zejm. údaje o zdravotním stavu dětí, údaje o znevýhodnění dítěte (mentální, tělesné, zrakové nebo sluchové postižení, závažné vady řeči, závažné vývojové poruchy učení, závažné poruchy chování, souběžné postižení více vadami nebo autismem), údaje uvedené v doporučení školských poradenských zařízení, posudky poskytovatelů zdravotních služeb. Tyto údaje škola zpracovává na základě zákona č. 561/2004 Sb. (školský zákon), č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, a prováděcích vyhlášek.

Dále škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů zaměstnanců, zejm. údaje o zdravotní způsobilosti a zdravotním stavu, údaje o odsouzeních a trestech dostupné z rejstříků trestů. Škola zpracovává tyto údaje na základě zákonného zmocnění dle příslušných právních předpisů.

Právním titulem zpracování je plnění právní povinnosti školy a výkon zvláštních práv správce v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany dle odst. 2, písm. b) čl. 9 GDPR.

Komu jsou Vaše osobní údaje zpřístupněny?

Vaše údaje zpracovávají zástupci nebo zaměstnanci obce, jež jsou z titulu svého funkčního nebo pracovního zařazení oprávněni přistupovat k dané agendě zpracování. Vaše osobní údaje jsou dále předávány podle příslušných právních předpisů státním institucím, orgánům veřejné moci a dalším organizacím ze zákona.

Do zpracování osobních údajů může být též zapojen zpracovatel, nejčastěji v případě uložení dat na serveru zpracovatele (např. webhosting webových stránek, hosting e-mailu, hosting dat agendového informačního systému apod.) nebo v případě externího zpracování účetnictví a mzdového účetnictví. V tomto případě je zpracovatel smluvně vázán mlčenlivostí, zákazem zneužití dat, povinností zabezpečit osobní údaje, ohlašovat bezpečnostní incidenty atd. postupem dle čl. 28 GDPR.

V případě uveřejnění Vašich osobních údajů veřejnosti se takové uveřejnění zakládá na plnění právní povinnosti, ve veřejném zájmu či s Vašim souhlasem/svolením.

Jak dlouho budou Vaše údaje uloženy?

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání účelu zpracování, který je shora definován. Po pominutí účelu zpracování jsou Vaše osobní údaje uloženy v příslušných dokumentech po dobu, po kterou jsme povinni tyto dokumenty archivovat podle příslušných právních předpisů, resp. podle skartačního řádu školy. Uplyne-li účel zpracování, resp. povinná doba archivace, budou Vaše osobní údaje správcem zlikvidovány.

Konkrétní lhůty dle Spisového a skartačního řádu.

Jaká jsou Vaše práva?

Vůči svým osobním údajům máte právo:

  1. požádat o informaci, zda Vaše údaje zpracováváme, a pokud je tomu tak, máte právo na další informace o zpracování těchto osobních údajů a požadovat jejich kopii;
  2. požádat o opravu nepřesných osobních údajů, které se Vás týkají, nebo jejich doplnění;
  3. požádat o výmaz Vašich osobních údajů, pominul-li účel zpracování, resp. povinná doba archivace;
  4. požádat o omezení zpracování Vašich osobních údajů (např. v případech obhajoby Vašich zájmů,
  5. odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud jste nám jej pro některé zpracování dříve poskytl. Odvolání souhlasu zde.

Dále máte právo u školy vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, je-li toto zpracování prováděno na základě plnění právní povinnosti školy, ve veřejném zájmu nebo v oprávněném zájmu školy.

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů došlo k porušení GDPR a nevyřešil jste svůj problém ani s pomocí shora uvedeného pověřence pro ochranu osobních údajů, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 7, 170 00 Praha7.

Jak s námi komunikovat?

Vzhledem k tomu, že pro vyřízení Vašich práv, podnětů či dotazů je nutné ověřit Vaši totožnost, abychom se ujistili, že např. žádost o kopii Vašich osobních údajů poskytneme právě Vám, uvádíme způsoby, jak učinit podání v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů školou:

  1. elektronicky prostřednictvím datové schránky rrjj7x, máte-li ji jako fyzická osoba zřízenou;
  2. elektronicky prostřednictvím e-mailu se zaručeným elektronickým podpisem na adresu zsstrachotice@gmail.com;
  3. prostřednictvím poštovních služeb v listinné podobě s úředně ověřeným podpisem. Zaslat na adresu Základní škola, Strachotice, okres Znojmo, příspěvková organizace se sídlem Strachotice 71, 671 29;
  4. osobně Základní škola, Strachotice, okres Znojmo, příspěvková organizace se sídlem Strachotice 71, 671 29 v úředních hodinách.

Tyto informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018.